Możesz przeczytać lub wysłuchać

Odpoczynek szefa i o tym jak przygotować zespół na swoją nieobecność.

Szef odpowiada za zespół

Badania wydajności zespołów wskazują na zaskakującą rolę jednej osoby. Osoba ta w największym stopniu determinuje czy zespół osiąga sukces, czy nie. Czy zespół jest produktywny, czy przeciętny.

Kim jest ta osoba? Czy może pani Krysia sekretarka? A może pan Bogdan serwisant IT? A może pani Mireczka dbająca o porządek w biurze? (swoją drogą, wspomniana pani Mireczka jest jednym z moich najbardziej zaufanych pracowników – pracuje dla mnie już prawie 18 lat, skończyła 72 lata i trzyma się doskonale)

Te wszystkie osoby są bardzo ważne dla funkcjonowania zespołu, jednak nic nie wpływa tak istotnie na jego wydajność jak szef. Szefcio. Szefunio 😁

Wskazówkę, że tak jest, znajdujemy również w Słowie Bożym: „Jaki władca ludu, tacy i jego ministrowie. Jaki zwierzchnik miasta, tacy i wszyscy jego mieszkańcy.” Syr 10, 2
Jeżeli zespół lub firma słabo funkcjonuje, to jedną z czynności, która gwarantuje poprawę wyników jest zmiana szefa! Oczywiście na lepsze. Uwaga – nie musi chodzić o wymianę szefa, chociaż takie kroki czasami są niezbędne. Szef musi się zmienić na lepsze i wtedy zespół będzie lepiej funkcjonować.

Kiedyś jeden z moich klientów – prezes dużej fabryki z branży drewnianej w efekcie pracy ze mną postanowił, że będzie chodził na basen (nie lada wyzwanie, biorąc pod uwagę, że ma basen w domu 😉 ) Wkrótce zadzwoniła do mnie jego sekretarka, z pytaniem co zrobiłem prezesowi, gdyż nagle zaczął zachowywać się jak zupełnie nowa osoba i wiele zaległych projektów ruszyło z miejsca. Wystarczyło, że szef zadbał o wypoczynek i nastąpiła zmiana na lepsze! Tak – ruch fizyczny to jedna z najlepszych form wypoczynku dla naszego przemęczonego pracą biurową organizmu!

W mojej ocenie efektywność zespołu zależy w 70% od osoby zarządzającej. Z tego powodu jej stan psychofizyczny ma kluczowe znaczenie dla firmy. Niestety bardzo często szefowie – przedsiębiorcy i kierownicy są notorycznie przemęczeni. Szef, który ma za dużo pracy oraz problemów do rozwiązania nie widzi, że to właśnie jego ciągły stan przemęczenia na różne sposoby generuje ten nadmiar pracy i problemy!

To co widzi szef, to fakt, że efekty pracy zespołu czy firmy są jego odpowiedzialnością. Jest to fakt – jako szef zawsze odpowiadasz za wszystko. Nawet gdy pani Krysia sekretarka narobi jakiegoś bałaganu bez twojej wiedzy to i tak ty za to odpowiesz. Zarządzasz więc odpowiadasz.

Wyzwaniem jest fakt, żeby zauważyć to, że twój odpoczynek jest kluczowy dla twojej efektywności. Gdy jesteś wypoczęty, to masz więcej energii, jesteś bardziej kreatywny, jesteś spokojniejszy, masz większą pewność siebie, masz więcej radości życia, widzisz więcej i pracujesz lepiej.

Rola uprawiana bez zapewnienia czasu na leżenie odłogiem wkrótce wydaje plon mizerny, wątły i słabej jakości. Takie są również efekty pracy przemęczonego szefa i oczywiście generują u niego dodatkowy stres i jeszcze większe przemęczenie.

Z tego powodu jako osoba mądra, odpowiedzialna i kluczowa za swój zespół – musisz dbać o swój odpoczynek.

Przy okazji okresu wakacyjnego, rekomenduję przynajmniej raz w roku minimum 14 dniowy urlop – czyli czas, gdy możesz oczyścić głowę ze spraw służbowych, nabrać energii, solidnie odpocząć od codziennej gonitwy. Jeżeli nie możesz sobie na to pozwolić – najprawdopodobniej twój zespół / firma jest nadmiernie od ciebie uzależniona. Warto się wówczas nad tym solidnie zastanowić i postanowić poprawę!

Bywa jednak, że szef nawet kilka lat nie miał urlopu (zwłaszcza właściciel firmy), ponieważ w czasie urlopu nie ma kto go zastąpić. Z tego powodu warto napisać kilka słów o delegowaniu i rozwoju pracowników.

Najczęściej stajemy się osobami zarządzającymi, ponieważ opanowaliśmy w bardzo dobrym stopniu obowiązki, które kiedyś samodzielnie wykonywaliśmy. Czy to sprzedaż, czy to realizację projektów, czy to dowolne inne obowiązki. Bardzo często przypisani do naszych zespołów ludzie, nie posiadają takiej wiedzy, doświadczenia i umiejętności jak my (gdyby posiadali to może oni byliby na naszym miejscu) i naszym zadaniem (w mojej ocenie jednym z najważniejszych) jest zadbanie, aby zdobyli te umiejętności. 

Jeżeli tak będziesz prowadzić ludzi, że będziesz zbędny w swojej firmie, to będziesz niezbędny w swojej firmie.

Brzmi absurdalnie, ale tak jest! Gdy twoi pracownicy będą mieli wysokie kompetencje i będą efektywni, wówczas będziesz mieć mniej pracy operacyjnej do wykonania. Mniej pożarów do ugaszenia. Będziesz mógł wybrać się na długi urlop bez ryzyka, że firma bez ciebie wpadnie w kolosalne kłopoty.

Wielu managerów boi się, że przekazując swoje kompetencje pracownikom, ryzykują swoje miejsce pracy. Lub że ci odejdą i założą konkurencyjne firmy. Takie ryzyko jest, ale bardzo minimalne. Z mojego doświadczenia pracy z setkami firm, gdy szef dba o rozwój kompetencji podwładnych to wyraźnie rośnie lojalność w zespole oraz wydajność. Rotacja jest rzadka i częściej wynika z personalnych tarć z przełożonym niż z rozbujanych ambicji pracowników.

Potrzeba rozwoju jest jedną z najważniejszych potrzeb pracowników – stąd ludzie niechętnie odchodzą z firm, gdzie dba się o ich rozwój. Tylko ty możesz podjąć decyzję, że poświecisz niezbędny czas i weźmiesz na siebie ryzyko rozwoju pracowników. Jednakże nagroda – jeżeli nauczysz się to mądrze robić, może przerosnąć twoje oczekiwania i będziesz mógł w końcu wyjechać na upragniony urlop. 

Planując nieobecność możesz również skorzystać z kPSU – krótkiego Planu Spokojnego Urlopu, czyli przepisu jak pójść na urlop i nie wpaść w kryzys… 

1. Zakończ zadania, które na tobie ciążą – aby zostawić po sobie szeroko rozumiany porządek na czas urlopu
2. Ustal zastępstwa oraz właściwie przekaż osobom zastępującym bieżące sprawy
3. Ustal procedurę awaryjnego kontaktu (w jakich okolicznościach można skontaktować się z tobą i w jakich przedziałach czasowych)
4. Poinformuj kluczowych kontrahentów oraz pracowników o nieobecności oraz osobach ciebie zastępujących (w tym pamiętaj, aby włączyć autoodpowiedź w poczcie elektronicznej – informującą o twojej nieobecności oraz osobach ciebie zastępujących)
5. Codziennie rano zmawiaj modlitwę „Jezu Ty się tym zajmij” aby w czasie twojego urlopu Jezus miał szczególną pieczę nad twoją firmą (UWAGA – modlitwę można zmawiać również po urlopie! 😉 )

Gdy jesteś szefem lub właścicielem biznesu, zawsze za niego odpowiadasz. Tym niemniej twój odpoczynek jest kluczowy dla funkcjonowania zespołu. Zespół nie będzie funkcjonował lepiej niż ty. Szef wyznacza standardy efektywności z tego powodu musisz traktować wypoczynek jako strategiczne zadanie, którego realizacja jest bardzo ważna dla całej firmy.

Jeżeli będziesz budować kulturę autonomii w firmie, znajdziesz czas na rozwój pracowników oraz właściwie przygotujesz się do nieobecności, jest bardzo duża szansa, że twój odpoczynek uda się bez kryzysowych telefonów.

Zobacz artykuł na YouTube!